Privacyverklaring Equal Pay Check

Versie 1.0 - 27 augustus 2026

Bron: https://www.equalpaycheck.eu/privacy/ ·

Kort samengevat: wij vragen geen salarisgegevens en geen documenten, wij gebruiken uw antwoorden om uw rapport op te stellen, en wij delen ze niet met anderen.

Equal Pay Check is een dienst van Knyfe Ealdormann B.V. In deze verklaring staat welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer u de Quick Scan of de volledige Equal Pay Check gebruikt, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft. Deze verklaring hoort bij onze algemene voorwaarden; artikel 13 daarvan gaat over persoonsgegevens en informatiebeveiliging.

Verwerkingsverantwoordelijke: Knyfe Ealdormann B.V.
Hengelosestraat 70A, 7514 AJ Enschede
KvK: 68501323
E-mail: epc@knyfe.org

Artikel 1 - Welke gegevens wij verwerken

Contactgegevens. Uw naam, uw e-mailadres en de naam van uw organisatie, en wanneer u die opgeeft het organisatieonderdeel waarop de check betrekking heeft.
Gegevens over de werkgever. De statutaire naam, het KvK-nummer, de vestigingsplaats, de sector, of het een publieke of private werkgever betreft, het aantal werkzame personen en het aantal arbeidsjaareenheden. Deze gegevens zijn in de meeste gevallen geen persoonsgegevens, maar zij komen wel in uw rapport terecht.
Uw antwoorden op de check. De gekozen antwoordopties, de daaruit berekende scores per thema, de gesignaleerde aandachtspunten en het actieplan. Dit zijn antwoorden over beleid, processen en systemen van uw organisatie.
Uw eventuele opmerking. De vrije toelichting die u bij het versturen kunt meegeven.
Bestelgegevens. Bij een bestelling van de volledige Equal Pay Check: het factuuradres, het e-mailadres voor facturen, een eventuele referentie of PO-nummer, een eventueel btw-identificatienummer, de naam en functie van de ondertekenaar, de door u gezette handtekening, de aanvaarde bedragen en het tijdstip van bestellen.
Technische gegevens. Onze formulierdienst legt bij verzending het IP-adres en het tijdstip vast. Uw voortgang in de check wordt in uw eigen browser bewaard; die gegevens blijven op uw apparaat totdat u opnieuw begint of uw browseropslag wist.

Artikel 2 - Wat wij uitdrukkelijk niet verwerken

Wij vragen geen individuele salarisgegevens. De check bevat geen enkel veld waarin een salaris van een medewerker kan worden ingevuld, en wij ontvangen die gegevens dus ook niet.
Wij vragen geen documenten. U hoeft geen arbeidsovereenkomsten, functiebeschrijvingen, personeelsbestanden of andere bestanden te uploaden. De check bestaat uitsluitend uit meerkeuzevragen en een aantal invulvelden.
Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, ras of etnische afkomst, politieke opvattingen of vakbondslidmaatschap.
De vragen over de verhouding tussen mannen en vrouwen gaan over aggregatieniveau: of uw organisatie een bepaalde analyse kan uitvoeren, niet over de uitkomst ervan of over herleidbare personen.

Artikel 3 - Waarvoor wij de gegevens gebruiken

Om uw rapport op te stellen, inhoudelijk te laten beoordelen door een adviseur en aan u te verstrekken.
Om over de uitkomst met u in gesprek te gaan en uw vragen daarover te beantwoorden.
Om de volledige Equal Pay Check te factureren en onze administratie te voeren.
Om de check en de rapportage te verbeteren. Wij gebruiken uw gegevens daarvoor uitsluitend geaggregeerd en niet herleidbaar tot uw organisatie.
Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen, niet voor profilering en niet voor advertenties.

Artikel 4 - Grondslag voor de verwerking

Voor het uitvoeren van de check, het opstellen van het rapport en het factureren: de uitvoering van de overeenkomst met uw organisatie, of het treffen van maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan die overeenkomst.
Voor het verbeteren van de dienst en voor het onderhouden van contact met u als zakelijke relatie: ons gerechtvaardigd belang bij een bruikbaar en betrouwbaar instrument. Wij wegen dat belang af tegen uw belangen en beperken ons tot wat daarvoor nodig is.
Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen: de wettelijke verplichting zelf.

Artikel 5 - Vertrouwelijkheid

Wij behandelen de door u verstrekte gegevens strikt vertrouwelijk. De antwoorden uit de check, uw rapport en de daarbij horende correspondentie gebruiken wij uitsluitend om de rapportage op te stellen en met u te bespreken.
Wij delen uw gegevens niet met derden en gebruiken ze niet herleidbaar voor benchmarking, publicatie of commerciële doeleinden, tenzij u daar vooraf schriftelijk toestemming voor geeft of een wettelijk voorschrift ons daartoe verplicht.
Iedereen die namens ons bij de opdracht betrokken is, is tot geheimhouding gehouden. Toegang tot uw gegevens is beperkt tot de mensen die het rapport opstellen of controleren. Deze verplichting blijft gelden na afronding van de opdracht.
Uw rapport is bestemd voor uw organisatie. Wat u er zelf mee doet, bepaalt u; wij verstrekken het niet aan anderen.

Artikel 6 - Wie uw gegevens verwerken

Web3Forms verwerkt de verzending van het formulier en levert uw inzending bij ons af. Deze dienst legt daarbij het IP-adres en het tijdstip van verzending vast.
Onze e-mail- en kantooromgeving, waarin de inzending en het rapport worden bewaard en verwerkt.
Onze hostingpartij, die de webpagina's van Equal Pay Check beschikbaar stelt.
Met partijen die voor ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Vindt verwerking plaats buiten de Europese Economische Ruimte, dan zorgen wij voor een geldige overdrachtsgrondslag, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Wij verkopen uw gegevens niet en stellen ze niet beschikbaar voor advertentiedoeleinden.

Artikel 7 - Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Antwoorden, rapport en correspondentie bewaren wij gedurende de looptijd van de opdracht en daarna twee jaar, zodat wij bij vervolgvragen of een hercheck kunnen terugkijken.
Factuurgegevens en de ondertekende opdracht bewaren wij zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
De voortgang die in uw eigen browser is opgeslagen blijft op uw apparaat totdat u in de check op "opnieuw beginnen" klikt of uw browseropslag wist. Wij hebben daar geen toegang toe.
Verzoekt u eerder om verwijdering, dan verwijderen wij wat wij niet wettelijk moeten bewaren.

Artikel 8 - Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Daaronder vallen versleutelde verbindingen, toegang op basis van noodzaak en beperking van het aantal betrokken personen.
Geen enkele maatregel biedt absolute zekerheid. Constateert u een kwetsbaarheid of vermoedt u misbruik, meld dat dan via epc@knyfe.org, zodat wij kunnen handelen.

Artikel 9 - Uw rechten

U heeft het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken, en op rectificatie of verwijdering daarvan.
U heeft het recht om de verwerking te laten beperken en het recht op overdraagbaarheid van de gegevens die u zelf heeft verstrekt.
Baseren wij een verwerking op ons gerechtvaardigd belang, dan heeft u het recht daartegen bezwaar te maken.
Een verzoek stuurt u naar epc@knyfe.org. Wij reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij vragen om aanvullende informatie waarmee wij u kunnen identificeren.
Bent u het oneens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 10 - Wijziging van deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring wijzigen wanneer de dienst, de techniek of de regelgeving daartoe aanleiding geeft. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met een versienummer en een datum.
Bij een wezenlijke wijziging die u raakt, informeren wij u daar actief over.

Artikel 11 - Vragen

Heeft u een vraag over deze verklaring of over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, mail dan naar epc@knyfe.org. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; uw vraag komt terecht bij de mensen die de dienst uitvoeren.

Knyfe Ealdormann B.V. · Hengelosestraat 70A, 7514 AJ Enschede · KvK 68501323 · epc@knyfe.org · https://www.equalpaycheck.eu/privacy/

Vragen over uw gegevens? Mail epc@knyfe.org Naar boven ↑